Comment planifier et organiser sa journée ?
Dans cet article sur comment organiser sa journée je vais vous proposer des conseils très efficaces pour améliorer votre productivité et votre satisfaction au quotidien.
Découvrez maintenant comment appliquer tout de suite mes conseils.
1 – Planifiez votre journée à l’avance
Afin d’avoir une journée bien organisée, vous avez besoin d’organiser votre journée à l’avance.
En accord avec la règle de la gestion efficace ou indispensable du temps de Hisrich et Peters (2002) 10% du temps pris pour planifier à l’avance les activités permet de gagner 90% des efforts nécessaires pour atteindre l’objectif par la suite.
En planifiant vos tâches le soir vous gagnerez du temps et vous passerez tout de suite à l’action.
De plus, vous serez moins exposé aux distractions et aux activités peu ou pas importantes.
Vous verrez qu’en appliquant ce premier conseil vous deviendrez beaucoup plus performant.
2 – Programmez vos activités les plus importantes
Vous n’avez pas besoin de programmer toutes vos activités mais prenez le temps de programmer les plus importantes, à savoir celles qui vous permettront de vous rapprocher de vos objectifs.
En procédant ainsi 5 ou 10 minutes vous suffiront pour planifier dans votre agenda les activités les plus essentielles.
Le temps restant vous servira pour gérer les urgences et les activités moins importantes de la journée.
Ne vous limitez pas exclusivement aux activités professionnelles mais planifiez également vos RDV personnels.
Pour vous assurer de la valeur des tâches que vous programmez, reliez chaque activité à un objectif important pour vous.
Si vous en avez la possibilité, essayez de programmer vos activités les plus importantes en tenant compte de votre niveau d’énergie qui dépend :
- de votre chronotype
- de votre style de vie
- de votre capacité à gérer efficacement le stress au quotidien
3 – Préparez vos tâches à l’avance
Après avoir noté toutes les tâches principales dans votre agenda, vous pouvez fermer les yeux et visualiser comment vous souhaitez performer chacune de ces tâches.
C’est une forme de préparation mentale qui vous permettra de vérifier à l’avance si vous êtes prêt pour effectuer au mieux chaque activité ou si au contraire vous ne l’êtes pas.
Dans certains cas, vous pourrez même reporter l’une de ces activités afin de disposer de plus de temps pour vous préparer davantage.
Ensuite, si vous comprenez que vous êtes suffisamment prêt, réfléchissez à tout ce dont vous avez besoin pour gagner du temps le lendemain.
S’il s’agit d’une tâche répétitive, pensez à de nouvelles façons d’effectuer la même tâche en un temps inférieur.
4 – Préparez des solutions de contournement
Vous êtes prêt, vous avez planifiez vos activités les plus importantes et vous avez commencé à vous préparer mentalement à la réalisation de votre travail.
Mais êtes-vous prêt à gérer tous les imprévus ?
Si ce n’est pas le cas, commencez à réfléchir à ce qui se passerait si vos outils de travail ne fonctionnaient plus ou si tout autre imprévu pouvait se produire.
Le but de cette réflexion n’est pas de sombrer dans le pessimisme mais plutôt de résoudre à l’avance toute une série de problèmes qui ont de fortes probabilités de se produire et cela notamment lorsque l’on travaille à son compte et si on travaille beaucoup à distance.
Des exemples classiques de ces situations sont votre ordinateur qui tombe en panne, internet qui ne marche pas, un client qui annule un RDV à la dernière minute, un imprévu familial qui nécessite votre présence, etc.
Vous ne pouvez pas tout imaginer mais vous pouvez trouver en amont des solutions à des difficultés que vous pouvez rencontrer au cours de votre activité professionnelle.
5 – Limitez les distractions
Faites tout ce que vous pouvez pour ne pas être dérangé au cours de votre travail.
Eliminez toutes les distractions qui dépendent de vous comme votre smartphone, les réseaux sociaux et professionnels, etc.
Evitez de répondre au téléphone et de passer de votre activité principale à l’exécution d’une activité peu importante.
Si vous vous sentez fatigués, il est préférable de prendre une pause qui vous permette de vous déconnecter complétement de votre travail.
Ensuite, vous verrez qu’il sera plus simple de retrouver une bonne concentration.
Si vous continuez à passer d’une activité à l’autre, essayez juste de comprendre quelles en sont les raisons sans vous critiquer.
L’objectif est de comprendre ce qui produit ces baisses de concentration.
Souvent la difficulté à se concentrer sur une tâche peut dépendre de sa complexité mais également d’une forte fatigue physique ou psychologique.
Dans ces cas, si vous en avez la possibilité, faites une petite sieste et recommencez votre travail mais essayez également de retrouver une bonne durée et qualité du sommeil.
6 – Faites des pauses régulières
Organiser sa journée et garder une bonne productivité requiert de faire des pauses.
Dans l’idéal, déplacez-vous de votre poste de travail, sortez et promenez-vous.
Faites une pause qui vous permette de vous détacher totalement de votre activité professionnelle.
Faire cela vous permettra de conserver votre productivité, votre bien-être et votre bonne humeur jusqu’au soir.
Cela signifie que vous avez besoin de planifier vos pauses et de les prendre même si vous pensez de ne pas en avoir besoin.
Prenez-les et ne trouvez pas d’excuses comme : j’ai trop de travail, je ne peux pas prendre une pause maintenant car mon chef attend de moi que je termine cette tâche.
Prenez cette pause car c’est bon pour vous et ça l’est aussi pour votre responsable.
7 – Faites un bilan de votre journée
Chaque soir prenez cinq minutes pour passer en revue les événements marquants de votre journée.
Focalisez-vous d’abord sur ce qui s’est déroulé comme vous l’aviez prévu et notez les choix qui vous ont permis de bien travailler.
Prenez le temps de vous féliciter avec vous-même pour ces accomplissements car cela permet de renforcer la confiance en soi et l’estime de soi.
Ensuite, pensez à ce qui n’a pas bien fonctionné et concentrez-vous sur ce que vous avez appris de cette situation.
Réfléchissez à ce que vous pouvez améliorer rapidement afin de commencer à résoudre ces obstacles une fois pour toutes.
Prenez le temps de vous dire avec grande bienveillance, je ferai mieux la prochaine fois.
Puis, imaginez de revivre mentalement cette même journée et pensez à ce que vous feriez de différent si vous pouviez l’expérimenter à nouveau.
Essayez d’intégrer vos apprentissages à ce que vous pouvez améliorer.
8 – Dépassez la procrastination
Avez-vous tendance à reporter des tâches importantes depuis plusieurs jours, semaines ou mois ?
Si c’est le cas, il est essentiel de comprendre ce qui vous fait procrastiner.
Les raisons qui expliquent la procrastination sont très nombreuses ; en voici quelques-unes.
Certaines personnes procrastinent car elles sont trop perfectionnistes et dans ce cas il est essentiel de comprendre comment arrêter d’être perfectionniste.
D’autres individus procrastinent parce qu’ils ont des difficultés à gérer leurs émotions ou encore parce qu’ils considèrent la tâche comme trop pénible.
Une fois cette raison ou ces raisons identifiées, il sera nécessaire de créer une stratégie sur mesure pour arrêter de procrastiner.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur comment organiser sa journée
Dans cet article, je vous ai proposé 8 conseils pour organiser votre journée et progresser vers une meilleure productivité, un plus grand bien-être et un meilleur épanouissement professionnel.
Si vous êtes intéressés par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
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English: How to make a productive day: 8 tips on how to have a more productive day
Italiano: Come organizzare efficacemente una giornata produttiva
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