7 conseils pour bien manager vos collaborateur à distance
Dans cet article vous découvrirez des conseils utiles sur comment manager en télétravail.
Bien manager son équipe de télétravailleurs à distance requiert d’adapter son style de management aux spécificités du travail à la maison.
Pour y arriver, il ne suffit pas d’adapter des techniques de management souvent inefficaces même en entreprise.
Pour réussir votre management à distance, vous avez besoin de vous mettre à place de collaborateurs.
Voici des conseils utiles pour mettre en œuvre une gestion efficace et bienveillante de vos équipes ainsi que pour bien accomplir vos missions de manager à distance.
1 – Apprenez à faire davantage confiance à vos collaborateurs
Le premier conseil consiste à apprendre à faire confiance à vos collaborateurs encore plus que vous le feriez si vous étiez au sein de votre entreprise.
En ce sens, Kurland (2002) montre qu’il existe un lien entre le niveau de contrôle exercé sur les salariés et le niveau d’isolement éprouvés par les collaborateurs.
L’isolement psychologique » est le sentiment d’être déconnecté des autres, de manquer des rapports sociaux et d’influence souhaités et que le besoin de soutien, de compréhension et d’autres aspects sociaux et émotionnels de l’interaction ne sont pas satisfaits » (Shepherd-Banigan et al., 2016).
Si vous êtes une personne qui a tendance à tous vouloir contrôler, vous avez probablement une difficulté au niveau de l’estime de soi.
Dans ce cas, vous aurez besoin de faire un travail sur vous en vous en profitant d’un coaching professionnel sur Paris ou d’un coaching en ligne.
Vous l’avez compris, pour apprendre à faire confiance aux autres, vous avez tout d’abord besoin d’avoir confiance en vous-même.
Comment y arriver ?
Une façon d’atteindre cet objectif consiste à commencer par étapes.
Montrez que vous leur faites confiance en favorisant leur autonomie.
Gajendran et al. (2015) montrent que lorsqu’un collaborateur dispose d’un certain degré d’autonomie, en s’appuyant fortement sur la confiance du manager envers l’employé pour atteindre les objectifs de travail, les performances s’améliorent quelle que soit l’intensité de télétravail.
Comment favoriser l’autonomie ?
Par exemple, définissez avec eux un objectif précis à atteindre dans un temps raisonnable en définissant avec votre collaborateur des moments précis pour vérifier la progression du travail accompli.
En résumant, optez davantage par un style de management participatif en faisant confiance et en responsabilisant votre équipe de travail.
2 – Définissez des objectifs mais soyez flexible
Afin que votre management à distance soit efficace vous avez besoin de fixer des objectifs.
En même temps, vous devez rester souple quant aux horaires de travail et à la façon de les atteindre.
Evitez de planifier des plages de travail fixes et limitez-vous à organiser seulement une réunion journalière par jour afin de faire le point sur les actions à mener et sur les principales difficultés rencontrées par vos équipes.
Ce qui compte au final sont les résultats et le bien-être de vos collaborateurs.
Si pour différentes raisons, vous comprenez que certains membres de l’équipe préfèrent adapter leurs horaires de travail aux impératifs de leur vie personnelle, soyez compréhensif.
Si votre équipe progresse et les résultats sont positifs, alors votre management est efficace.
En même temps, fixez quelques règles afin d’éviter les risques de burnout.
Par exemple, définissez le temps minimum de pause dans la matinée et dans l’après-midi.
Rappelez l’importance de se déconnecter mentalement et concrètement du travail le soir.
Proposez une procédure simple et rapide pour vous contacter en cas de besoin.
Fixez également quelques RDV à des horaires fixes pour parler des difficultés qui concernent tout le monde.
Dans la limite du possible, faites en sorte que les 10 premiers minutes d’une réunion soient utilisées pour entretenir le lien social entre tous les collaborateurs.
En résumant, fixez quelques principes généraux à suivre mais ne planifiez pas tout.
Adaptez l’exécution du travail à la situation spécifique de chaque collaborateur.
Faire cela n’est pas un manque de discipline mais plutôt une façon intelligente et efficace de manager de façon bienveillante.
3 – Ecoutez les besoins de chacun
Chacun de vos collaborateurs est unique et chaque salarié peut faire face à des difficultés personnelles liées au télétravail.
Certaines personnalités sont davantage exposées au risque d’isolement.
Il s’agit parfois de personnes très perfectionnistes ou encore plus souvent de personnes qui souhaitent bien faire mais qui ont des difficultés à communiquer ouvertement leurs besoins et émotions.
Afin d’éviter la perte de lien social mais également les risques psychosociaux, planifiez chaque semaine une réunion en individuel et de préférence en visioconférence avec chacun de vos collaborateurs.
De cette façon, vous serez en mesure de vous assurer qu’ils vont bien ou si au contraire de comprendre s’ils traversent un moment de souffrance psychologique.
Ces échanges doivent être informels et ont l’objectif de vous permettre de prendre conscience de tout type de difficulté personnelle ou professionnelle qu’ils rencontrent.
En cas de doute quant à l’état de santé d’un collègue, n’hésitez pas à en parler avec les ressources humaines qui pourront si nécessaire prendre contact avec le salarié et le médecin du travail.
D’autres collègues peuvent également travailler même s’ils sont malades. En accord avec (Steidelmüller et al., 2020) le télétravail peut augmenter le risque de travailler malgré la maladie, ce que l’on appelle le présentéisme : la probabilité de faire preuve de présentéisme augmente avec l’intensité du télétravail.
En résumant, planifiez des RDV réguliers avec chaque collaborateur pour leur apporter le soutien professionnel ou personnel dont ils ont besoin.
En procédant ainsi, vous serez en mesure de mériter leur confiance et renforcer leur engagement professionnel.
4 – Ne faites pas de suppositions
Le travail à distance complique la qualité de la communication que vous avez avec vos équipes.
Les échanges se font souvent par mail et les risques d’incompréhension et de malentendu augmentent fortement.
A ce stade le plus grand danger est de commencer à faire des suppositions quant au comportement des uns et des autres.
Si cette attitude persiste, le risque de conflit augmente et cela peut avoir un effet négatif sur la motivation et la productivité de l’équipe.
C’est pour cette raison qu’il vaut mieux éviter les suppositions.
Dès que vous commencez à supposer, vérifiez le plus rapidement votre idée avec la personne en question.
Faire cela, vous permettra de prévenir et réduire les conflits.
Même si vous pensez avoir raison, apprenez à mieux gérer vos émotions et ne pensez pas d’avoir raison.
Vous ne connaissez pas la vie privée de vos collègues et les problèmes auxquels ils sont confrontés.
C’est en faisant preuve d’écoute active que vous serez en mesure de comprendre pleinement vos collègues.
En résumant, gérer mieux vos émotions, prenez conscience de leur effet potentiel néfaste et utilisez votre bienveillance pour apporter le soutien nécessaire à vos collaborateurs. Pour acquérir des compétences de base sur l’écoute active, découvrez mon manuel sur l’écoute active.
5 – Managez les introvertis différemment des extravertis
Les conseils précédents restent valables mais ils doivent être adaptés à la personnalité de chaque individu.
Certains de vos collègues sont extravertis, privilégient la communication en visioconférence et se sentent davantage à l’aise en groupe.
D’autres sont introvertis et préfèrent les échanges en individuel ou en petits groupes.
De façon générale, les introvertis vivent mieux le télétravail que les extravertis qui se retrouvent plus en manque de relations sociales.
Pour aider notamment les extravertis, vous pouvez leur donner la possibilité d’organiser plus de RDV informels qui permettent de favoriser le lien social entre les collaborateurs.
Même si les introvertis apprécient plus le travail à distance que les autres, ils sont également plus exposés au risque d’isolement et au burnout.
Pour les aider, renforcez les échanges en individuel avec ces collaborateurs.
En résumant, chaque individu vit le télétravail de façon très différente.
Il devient alors essentiel de trouver à chaque fois des stratégies adaptées pour apporter l’aide la plus pertinente à chaque personne.
6 – Prenez en compte les différences culturelles
Si vous travaillez avec des collègues ayant des cultures différentes de la vôtre, soit qu’ils se trouvent dans le même pays ou dans un pays différent, sachez que les conseils précédents restent encore une fois valables.
En revanche, il est indispensable de connaître l’impact de chaque culture sur la communication.
Par exemple, la notion de ponctualité n’est pas la même d’un pays à l’autre.
Les horaires de travail peuvent également être différents.
Le type de management attendu peut également varier d’une nation à une autre.
Cela signifie que pour bien manager en télétravail à distance des équipes multiculturelles, vous avez besoin d’intégrer les précédents éléments et encore d’autres à votre façon d’accompagner vos équipes.
Si en revanche vous vous renfermez dans votre propre culture dans laquelle vous vous sentez rassuré, vous ne serez pas en mesure de piloter efficacement la totalité de votre équipe.
Le travail mené avec un coach en communication peut vous aider à élargir votre vison de ce qui est « juste » ou plutôt attendu de la part de personnes partageant des normes culturelles différentes de la vôtre.
En résumant, prenez conscience des spécificités culturelles et intégrez votre apprentissage à votre style de management.
7 – Aidez vos collaborateurs à réduire les sources de stress
Même si le télétravail présent de multiples avantages autant pour les entreprises que pour les salariés, il peut également représenter une source de stress.
Parmi ces facteurs de stress l’on retrouve la difficulté pour les salariés de définir et faire respecter la frontière entre leur vie professionnelle et personnelle.
En accord avec Putro et Riyanto (2020) il est important de définir des limites d’espace et de temps lors du télétravail. La limite d’espace pour différencier les lieux pour le travail de ceux pour le non-travail. Des limites temporelles pour différencier le moment où l’on peut s’occuper de la maison et lorsqu’il faut effectuer des tâches professionnelles.
En tant que manager, vous avez la responsabilité d’informer votre équipe de l’importance de créer un espace de travail permettant de faciliter l’exécution des tâches, de réduire le stress lié au travail à la maison et de garder une bonne productivité en télétravail.
Un autre aspect qui peut constituer une source de stress au cours du télétravail est le besoin de garder une limite entre vie professionnelle et personnelle par rapport à son entreprise.
L’étude d’Obada-Obieh, Huang et Beznosov (2021) montre que le fait de devoir utiliser une camera pour les communications professionnelles, peut être vécu comme une violation de la vie privée.
C’est pour cette raison que vous ne devriez jamais imposer à un membre de votre équipe d’activer sa webcam s’il ne le souhaite pas.
Encore une fois, essayez de maitriser votre tendance à trop vouloir tout contrôler car cela peut avoir un impact négatif sur le bien-être de vos collaborateurs.
Conclusion sur comment manager en télétravail de façon efficace
Dans cet article, j’ai partagé avec vous 7 conseils pour manager à distance votre équipe.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de devenir un manager plus efficace et apprécié par votre équipe.
Voici une infographie qui résume les conseils exposés dans cet article.
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