Vous êtes-vous déjà demandé comment organiser son bureau pour gagner en efficacité et en bien-être ?
L’organisation du bureau peut sembler être une tâche ardue, surtout lorsque le désordre s’est accumulé depuis longtemps.
Pourtant, il est possible de transformer cet espace en un lieu de travail agréable et fonctionnel en suivant quelques étapes simples.
Dans cet article, je vous propose un guide étape par étape pour organiser votre bureau à partir de conseils issus de références scientifiques.
Selon une étude menée par l’Université de Princeton, un environnement désordonné peut nuire à la concentration et à la productivité (McMains & Kastner, 2011).
Ainsi, un bureau bien organisé peut vous aider à être plus efficace dans votre travail.
7 étapes pour organiser son bureau
Étape 1 : Faites le tri et éliminer le superflu
Tout d’abord, il est essentiel de prendre le temps de faire le tri dans les objets qui encombrent votre bureau.
Jetez ou recyclez les papiers inutiles, les stylos qui ne fonctionnent plus et les autres fournitures de bureau qui ne vous servent plus.
Gardez uniquement ce qui est essentiel pour votre travail et rangez les objets personnels dans un tiroir ou un espace dédié.
Le tri est une étape importante pour réduire le stress lié au désordre et faciliter le repérage des objets et documents dont vous avez besoin (Vohs et al., 2013).
Étape 2 : Organisez les documents et les dossiers
Une fois le tri effectué, il est temps de s’attaquer à l’organisation des documents et des dossiers.
Si vous travaillez avec des documents papier, pensez à utiliser des classeurs et des intercalaires pour les organiser par catégorie ou par projet.
Pour les documents numériques, créez des dossiers sur votre ordinateur et classez vos fichiers de manière logique.
Selon une étude de l’Université de Californie, nous passons en moyenne 11 heures par semaine à rechercher des informations (Whittaker, 2011).
Une bonne organisation des documents peut donc vous faire gagner un temps précieux.
Étape 3 : Adoptez un système de rangement fonctionnel
Pour éviter que le désordre ne revienne, il est important d’adopter un système de rangement fonctionnel.
Investissez dans des rangements adaptés à vos besoins, comme des porte-revues, des boîtes de rangement ou des tiroirs.
Chaque objet doit avoir sa place, ce qui facilitera le maintien de l’ordre sur votre bureau.
Une étude réalisée par l’Université de l’Arizona a montré que l’utilisation de systèmes de rangement efficaces peut réduire les distractions et améliorer la concentration (Nejati et al., 2017).
Étape 4 : Optimisez l’espace de travail
Maintenant que votre bureau est débarrassé du superflu, il est temps d’optimiser l’espace de travail pour le rendre le plus ergonomique possible.
Placez votre écran d’ordinateur à une distance confortable et à la bonne hauteur pour éviter les tensions oculaires et cervicales.
Ajustez également la hauteur de votre chaise pour que vos pieds reposent à plat sur le sol et que vos coudes soient à angle droit lorsque vous tapez sur votre clavier.
Une étude de l’Université Cornell a montré que l’adoption d’une posture ergonomique au travail peut réduire les risques de troubles musculo-squelettiques et augmenter la productivité (Hedge et Ray 2004).
Pensez donc à investir dans du mobilier ergonomique pour améliorer votre confort et votre efficacité au travail.
Étape 5 : Personnalisez votre espace de travail
Organiser son bureau ne signifie pas qu’il doit être impersonnel. Au contraire, il est important de personnaliser votre espace de travail pour qu’il vous corresponde et vous motive.
Ajoutez quelques touches personnelles, comme des photos de vos proches, des plantes vertes ou des objets qui vous inspirent.
Des recherches menées par l’Université de l’Exeter ont démontré que la personnalisation de l’espace de travail peut augmenter la satisfaction au travail et la productivité (Knight et Haslam, 2010).
N’hésitez donc pas à décorer votre bureau selon vos goûts et vos besoins.
Étape 6 : Maintenez l’ordre au quotidien
Une fois votre bureau organisé, l’objectif est de maintenir cet ordre au quotidien.
Prenez quelques minutes à la fin de chaque journée de travail pour ranger les documents et les objets qui ont été utilisés.
Cela vous permettra de commencer chaque journée dans un espace de travail propre et ordonné, propice à la concentration et à la productivité.
Une étude publiée dans le Journal of Applied Psychology a révélé que la propreté et l’ordre du bureau ont un impact positif sur la satisfaction au travail et la perception de l’organisation (Becker et al., 1983).
Étape 7 : Évaluez et ajustez régulièrement
Enfin, il est important d’évaluer régulièrement l’efficacité de votre organisation et d’ajuster si nécessaire.
Tous les quelques mois, prenez le temps de réfléchir à ce qui fonctionne bien et à ce qui pourrait être amélioré.
Peut-être qu’un nouveau projet nécessite la création d’un nouveau dossier, ou que vous avez besoin de plus d’espace de rangement pour vos fournitures.
Une recherche menée par l’Université d’Oregon suggère que l’évaluation et l’ajustement périodiques de l’organisation du bureau peuvent contribuer à une meilleure adaptation aux changements et à une plus grande flexibilité dans le travail (Sundstrom et al., 1982).
Guide pratique des objets pour organiser votre bureau
Voici un guide pratique pour vous aider à mieux organiser votre bureau en investissant dans des objets utiles et fonctionnels :
- Organisateur de bureau : Optez pour un support multifonctionnel pour ranger vos fournitures de bureau telles que les stylos, les crayons, les ciseaux et les trombones.
- Classeurs : Utilisez des classeurs pour classer et organiser vos documents importants.
- Corbeille à courrier : Triez et organisez vos documents entrants et sortants avec une corbeille à courrier.
- Boîtes de rangement : Rangez vos petits objets et fournitures de bureau dans des boîtes de rangement.
- Porte-revues : Classez et organisez vos magazines, brochures et catalogues à l’aide de porte-revues.
- Support pour ordinateur portable ou moniteur : Surélevez votre écran à un niveau ergonomique et créez de l’espace de rangement supplémentaire avec un support adapté.
- Repose-pieds : Améliorez votre posture et votre confort en installant un repose-pieds sous votre bureau.
- Lampe de bureau : Assurez un éclairage optimal pour vos tâches en utilisant une lampe de bureau adaptée.
- Tableau blanc ou tableau en liège : Notez vos idées, rappels et objectifs, ou affichez des éléments visuels importants sur un tableau blanc ou en liège.
- Gestionnaire de câbles : Organisez et dissimulez vos câbles et fils électriques avec un système de gestion de câbles.
- Tapis de souris avec support pour poignet : Offrez-vous un meilleur confort lors de l’utilisation de votre souris en choisissant un tapis de souris avec support pour poignet.
- Plantes d’intérieur : Ajoutez une touche de couleur et améliorez la qualité de l’air dans votre espace de travail avec des plantes d’intérieur.
- Horloge murale ou de bureau : Gardez un œil sur l’heure et gérez votre temps de manière efficace avec une horloge murale ou de bureau.
- Étagères murales ou modulaires : Optimisez l’espace de rangement vertical et gardez vos objets à portée de main en installant des étagères murales ou modulaires.
- Chaise ergonomique : Améliorez votre posture et réduisez les tensions et les douleurs liées à la position assise en investissant dans une chaise ergonomique.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
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Conclusion sur comment organiser son bureau
En suivant ces conseils et en investissant dans ces objets, vous pouvez créer un environnement de travail plus organisé, confortable et fonctionnel, ce qui peut améliorer votre productivité et votre bien-être général.
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English: How to organize your office: a guide to an efficient workspace
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