5 conseils sur comment organiser votre agenda professionnel ou personnel
Dans cet article, je vous propose quelques conseils utiles comment organiser votre agenda professionnel ou personnel afin d’améliorer votre productivité, mieux gérer votre stress, vaincre la procrastination et d’atteindre vos objectifs les plus importants.
Dans un autre article, je vous avais déjà exposé les obstacles de la gestion du temps, c’est-à-dire les facteurs qui peuvent avoir un impact négatif sur votre organisation.
Dans cet article, vous trouverez des conseils pratiques pour faire de votre agenda un excellent compagnon de voyage qui vous aidera à rester concentré sur vos objectifs les plus importants.
Je vous propose maintenant de passer aux conseils.
1 – Choisissez un agenda adapté à vos besoins
Le choix de l’agenda est essentiel pour améliorer votre productivité.
Ce conseil est particulièrement valable pour les agendas en format papier.
Évitez d’avoir deux agendas, car cela constitue une perte de temps et de productivité.
Préférez plutôt un seul agenda, mais prenez-en un qui soit suffisamment grand.
Voici une sélection d’agendas que je vous recommande de choisir pour augmenter votre productivité.
Une fois que vous avez choisi le format le mieux adapté à vos besoins, il est essentiel d’y planifier tous vos rendez-vous et pas seulement vos engagements professionnels.
Ainsi, vous éviterez tout stress inutile et maintiendrez un meilleur équilibre entre votre vie privée et votre vie professionnelle.
Peut-être l’idée de planifier vos activités personnelles dans un seul agenda peut-elle faire douter certains d’entre vous.
Par exemple, certaines personnes considèrent cette décision comme un manque de liberté ou de spontanéité.
Si vous avez des doutes, je vous invite à tester ce conseil pendant une semaine pour voir si il est utile ou pas.
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Le conseil qui suit consiste à rattacher chaque activité à un objectif important.
2 – Reliez chaque activité à un objectif qui vous tient à cœur
Pour suivre efficacement ce conseil, vous devez déjà avoir une vision claire de vos objectifs les plus importants ou du moins des objectifs les plus importants de l’année.
Si vous ne savez pas comment faire, je vous recommande de lire mon article sur comment définir et d’atteindre des objectifs.
Partons du principe que vous connaissez déjà vos objectifs les plus importants.
À ce stade, je vous suggère de planifier votre agenda en reliant chaque activité à un objectif important.
Par exemple, imaginons que votre objectif le plus important soit le développement du chiffre d’affaires de votre entreprise.
Dans ce cas, vous devrez identifier les activités qui vous permettront d’atteindre cet objectif.
Vous planifierez ensuite ces activités au jour le jour, en mesurant si possible leur contribution à la réalisation de votre objectif.
Au fil du temps, vous éliminerez les activités inefficaces en ne donnant la priorité qu’à celles qui vous permettront de vous rapprocher de votre objectif.
Si vous vous rendez compte que certaines des activités que vous avez prévues dans votre agenda ne sont pas associées à un objectif important, essayez de comprendre le besoin que ces activités permettent vous permettent de satisfaire. Trouvez ensuite un moyen plus productif de répondre à ce même besoin.
Parfois, vous pouvez vous retrouver à planifier un grand nombre d’activités urgentes et importantes, c’est-à-dire des tâches qui étaient importantes mais pour lesquelles vous avez procrastiné et qui sont devenues urgentes avec le temps.
Dans ce cas, il sera important de comprendre pourquoi vous avez repoussé cette activité.
Pour en savoir plus sur la procrastination, je vous conseille de lire les articles 10 conseils pour arrêter de procrastiner et comment vaincre la procrastination à la maison et au travail.
En d’autres occasions, vous pouvez planifier des tâches importantes et procrastiner dans leur exécution.
Dans ce cas, vous devez comprendre ce qui vous empêche d’agir.
La procrastination est souvent due à un manque de connaissance de vos valeurs, priorités et besoins.
Dans d’autres cas, ce comportement peut être dû à une faible estime de soi, à la peur ou à des difficultés à bien communiquer avec les autres.
Pour mieux comprendre la différence entre les tâches urgentes et les tâches importantes, je vous suggère de lire mon article dans lequel je propose une nouvelle interprétation de la matrice d’Eisenhower.
Le conseil suivant est de ne pas prévoir trop d’activités.
3 – Laissez des blancs
L’une des erreurs les plus courantes commises par les personnes qui souhaitent améliorer leur productivité est de planifier trop de tâches.
Mais cela ne fait qu’augmenter le stress et, à long terme, cette stratégie peut avoir des conséquences négatives sur votre santé.
Je vous recommande donc de laisser des blancs entre chaque tâche importante et d’adapter ces intervalles de temps en fonction de votre niveau d’énergie et de concentration dans la journée.
Vous pouvez utiliser ces vides pour différents besoins.
Par exemple, vous pouvez les utiliser pour gérer plus facilement les événements inattendus au travail. J’ai déjà abordé ce sujet dans un article précédent sur comment faire face aux événements inattendus au travail.
Comme vous le savez déjà, il est très rare qu’il n’y ait pas de problèmes au travail et il est donc préférable de s’organiser à l’avance afin de gérer toute éventualité.
Ces écarts dans votre agenda peuvent également être utilisés pour vous donner le temps de réfléchir ou de trouver des solutions originales aux problèmes que vous rencontrez dans votre vie.
C’est donc l’occasion d’utiliser et de renforcer votre créativité, par exemple pour devenir plus productif au travail ou pour trouver de nouvelles façons de réaliser votre travail mieux ou plus rapidement.
Ces moments sans activités planifiées peuvent également vous permettre de prendre quelques pauses supplémentaires au cas où vous auriez besoin de récupérer votre énergie physique ou mentale.
Ces espaces libres dans votre agenda peuvent également être utilisés pour vérifier si vos actions vous permettent de vous rapprocher de vos objectifs ou si vous devez modifier votre stratégie.
Comme vous l’avez sans doute compris, vous pouvez utiliser ces espaces non planifiés pour les adapter à vos besoins et avoir plus de flexibilité au quotidien.
4 – Planifiez aussi les pauses
Votre santé et votre productivité dépendent de votre capacité à gérer au mieux votre énergie physique et mentale.
Cela requiert que vous planifiez et preniez les pauses dont vous avez besoin.
Il n’est pas possible de définir une durée optimale des pauses pour tous les individus, car chacun est différent.
Toutefois, il est essentiel de planifier la durée de ces pauses et de ne pas se trouver d’excuses pour ne pas les prendre.
De nombreuses personnes disent qu’elles n’ont pas le temps de faire des pauses parce que le rythme de leur travail ne leur permet pas de le faire.
Toutefois, ces mêmes personnes ne se rendent pas compte que moins elles font de pauses, moins elles sont productives dans leur travail.
Si vous laissez votre environnement de travail définir vos pauses, vous réduisez votre productivité et augmentez votre stress.
Dans les limites de votre niveau d’autonomie au travail, essayez de prendre les pauses dont vous avez besoin.
Si quelqu’un essaie de vous empêcher de faire des pauses, comme c’est le cas de certains managers trop stressés, expliquez leur que la qualité de votre travail dépend aussi de vos pauses ou conseillez leur de lire l’un de mes articles sur la productivité et la gestion du temps.
Pour en savoir plus sur la productivité, je vous recommande de lire mon article sur les 13 conseils scientifiquement prouvés pour devenir organisé ou celui sur les 14 conseils pour être plus productif.
5 – Fixez des objectifs intermédiaires à atteindre chaque mois
Dans les conseils précédents, je vous ai montré l’importance de définir à l’avance vos objectifs les plus importants.
Parmi ces objectifs, certains peuvent être atteints dans l’année en cours, mais d’autres prendront plus de temps.
Vous pouvez augmenter considérablement vos chances d’atteindre vos objectifs dans les délais prévus en programmant des objectifs mensuels intermédiaires pour chacun de vos objectifs importants.
Cette démarche est importante pour plusieurs raisons.
Avoir un objectif intermédiaire peut augmenter votre motivation à continuer à faire de votre mieux jour après jour pour vous rapprocher de votre objectif.
Par ailleurs, si un objectif ambitieux peut démotiver certaines personnes qui le considèrent comme impossible à atteindre, un objectif intermédiaire peut être perçu comme plus facile à réaliser.
De plus, un objectif intermédiaire vous permet d’adapter votre stratégie en temps réel aux difficultés que vous rencontrez. Cela vous permet d’éviter de perdre du temps et de l’énergie.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur comment organiser votre agenda
Dans cet article, je vous ai proposé 5 conseils pratiques pour organiser votre agenda afin d’améliorer votre productivité, réduire votre stress et atteindre vos objectifs plus rapidement.
Si vous êtes intéressé par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
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Retrouvez cet article en d’autres langues
English: How to use a planner agenda to increase productivity and reduce stress
Italiano: Come organizzare l’agenda di lavoro o personale
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13 conseils scientifiquement prouvés pour devenir organisé au travail
10 conseils hors du commun pour arrêter de procrastiner et passer à l’action
11 conseils pour lutter contre la procrastination au travail et à la maison
14 conseils pour être plus productif au travail et dans votre vie privée