4 conseils sur comment respecter les délais au travail
Dans cet article sur comment respecter les délais au travail, je partage avec vous des conseils qui vous permettront de ne plus être constamment dans l’urgence.
Lorsque vous êtes en retard par rapport à vos deadlines professionnels vous ressentez du stress et vous avez l’impression de perdre le contrôle de la situation.
De suite, je vous présente 4 conseils qui vous aideront à éliminer cette situation stressante une fois pour toutes.
Découvrez maintenant sans plus tarder mes conseils !
1 – N’acceptez pas une date butoir sans négocier
En suivant ce seul principe, vous aurez éliminé en amont au moins 50% de vos difficultés en termes d’organisation au travail.
Il est vrai qu’en fonction de votre poste, vous pouvez avoir une marge de manœuvre en termes de négociation très différente.
Néanmoins, ce qui compte pour vous est de commencer à développer une nouvelle habitude, à savoir l’habitude de négocier les tâches qui vont vous être confiées.
Si vous doutez de l’efficacité de cette stratégie, pensez aux ados et à comment ils sont constamment capables de négocier tout ce qu’on leur demande.
Si vous êtes parent vous savez de quoi je parle. Mais dans tous les cas, vous pouvez vous inspirer de leur habileté à rester confiant quand ils négocient tout avec leurs parents.
Bien entendu, il ne s’agit que d’un exemple. L’essentiel est de trouver l’exemple qui vous corresponde suffisamment et qui vous motive à ne plus accepter automatiquement toutes les tâches.
Apprendre à négocier requiert la capacité à s’affirmer davantage et cela requiert de la pratique et du temps.
Mais faire cela vous permettra d’améliorer la qualité de votre vie non seulement au travail mais aussi dans toute autre situation.
Un moyen de faciliter le développement de l’assertivité consiste à créer la nouvelle habitude de négocier plus souvent dans votre vie.
Au début, vous commencerez avec des sujets de moindre importance. Puis, avec le temps et une plus grande confiance en vos moyens, vous passerez à des enjeux de plus en plus importants.
Pour aller plus loin que le thème des habitudes, je vous invite à lire mon article sur comment changer ses habitudes de vie une fois pour toutes, dans lequel j’aborde plus en profondeur ce sujet.
Conseil pratique : commencez à négocier au travail
La prochaine fois que votre manager vous donnera des tâches à effectuer, essayez de négocier et ne lui dites pas oui tout de suite.
Ce qui importe ici ce n’est pas le résultat que vous obtiendrez mais le choix d’essayer.
Ensuite, notez ce que vous avez appris de votre négociation afin de mieux gérer la prochaine conversation avec votre responsable.
2 – Evaluez attentivement le temps nécessaire pour compléter vos tâches
Dans un article précédent, je vous avais parlé de ce conseil qui est utile autant au quotidien que pour le respect de délais sur le moyen terme.
Les recherches et ma pratique de coach en gestion du temps, montrent que les personnes ont tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour effectuer une tâche donnée.
Cette erreur concerne tout le monde et donc aussi votre manager et les dirigeants de votre entreprise. Si vous travaillez à votre compte, cela concerne également vos clients, fournisseurs, collaborateurs, etc.
Cela dit, vous comprenez bien que vous ne pouvez pas ne pas y tenir compte lorsque vous négociez avec votre patron le travail à effectuer.
Une solution possible pour limiter cette accumulation d’erreurs collective, consiste à demander toujours plus de temps pour terminer vos tâches.
En procédant ainsi, vous pourrez travailler plus calmement, vous pourrez mieux gérer les imprévus au travail, vous éviterez également de commettre trop d’erreurs et vous fournirez un travail de meilleure qualité.
Une autre solution consiste à opposer à votre évaluation initiale du temps nécessaire pour accomplir les tâches, une estimation plus pessimiste qui prenne en compte ce qui pourrait ne pas se passer comme prévu.
Faire cela, vous permettra d’aboutir à une évaluation plus réaliste du travail à exécuter.
Conseil pratique : soyez moins optimiste dans vos estimations
La prochaine fois qu’on vous demande un délai pour terminer des tâches, demandez du temps pour réfléchir et ne donnez pas tout de suite une réponse.
Essayez de ne pas céder à la pression que les autres essaient d’exercer sur de vous.
Puis, demandez au moins 50 % de plus de temps par rapport à celui que vous pensez et essayez d’en obtenir au moins 25% de plus.
Faire cela, vous permettra de mieux faire face à une estimation trop optimiste du temps nécessaire pour respecter les délais.
Calculateur de Bien-être Personnel
3 – Terminez d’abord ce qui est important
Si vous êtes déjà dans une situation d’urgence extrême, vous savez déjà que vous ne pourrez pas tout terminer en respectant un bon niveau qualitatif.
A ce stade, vous avez le choix entre terminer vos tâches avez une qualité moyenne ou ne terminer qu’une partie des tâches mais avec une bonne qualité du travail accompli.
Mon conseil est de choisir la deuxième option car faire cela vous permettra en même temps de montrer que vous avez fait de votre mieux et d’éviter de perdre du temps pour atteindre un meilleur niveau qualitatif par la suite.
Voici ce que je vous propose de faire.
Identifiez ce qui est vraiment important et priorisez vos tâches.
Focalisez-vous sur l’activité la plus importante et ne passez pas à la suivante si vous ne l’avez pas terminée.
Ensuite, passez aux autres tâches en respectant l’ordre de priorité que vous avez établi.
Pour maximiser votre efficacité en ces moments :
- Planifiez les tâches en fonction de votre chronotype
- Dormez au moins 7 heures par nuit
- Faites des pauses régulières
- Planifiez du temps pour vous détendre
- Réduisez les distractions
Conseil pratique : remarquez vos moments d’incohérence
Même avec les meilleures intentions, il est possible que vous n’agissiez pas toujours de façon cohérente avec les conseils que je viens de vous présenter.
Je vous invite alors à remarquer ces moments pendant lesquels vous décidez par exemple de gérer une tâche facile plutôt qu’une importante.
Soyez bienveillants et pardonnez-vous car cela vous permettra en même temps de protéger l’estime de soi ainsi que de réduire la procrastination.
4 – Planifiez des délais intermédiaires
Au lieu de vous focaliser sur une seule date finale pour terminer votre travail, découpez le temps à votre disposition en unités temporelles de la même durée.
Puis, divisez le temps total par le nombre d’unités et calculez le pourcentage de travail à terminer pour chaque unité de temps.
Si par exemple, une unité temporale correspond à 10% du projet à terminer, pour éviter d’être en retard, vous devriez accomplir au minimum 10% du travail.
Mon conseil est d’essayer d’accomplir un peu plus de 10% du travail prévu à chaque étape car cela vous permettra de disposer d’un temps supplémentaire pour bien peaufiner votre travail.
Après chaque fin d’unité temporelle, faites le point sur l’efficacité de vos actions.
Que vous soyez en avance ou en retard, prenez le temps nécessaire pour comprendre ce que vous pouvez mettre en œuvre rapidement pour être encore plus efficace, réduire le stress et terminer le projet plus tôt que prévu.
Pour renforcer davantage votre motivation et celle de vos collaborateurs, utilisez le plaisir et la douleur à votre avantage.
Décrivez avec précision quelles seront les conséquences pour vous et pour les autres si vous ne réussissez pas et quels seront les avantages pour vous et les autres si vous honorez vos engagements.
Conseil pratique : planifiez de façon globale
Plutôt que de programmer votre temps une journée à la fois, je vous invite à planifier votre temps sur un mois afin de mettre en place des délais intermédiaires.
Cela vous demandera un peu plus de temps au début mais en revanche vous aurez une vision d’ensemble du travail à effectuer, de l’éventuel temps à rattraper, etc.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur comment respecter les délais au travail et éviter le stress des deadlines
Dans cet article, je vous ai présenté 4 conseils sur comment respecter les délais au travail.
Si vous êtes intéressés par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
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English: 4 Effective Ways To Deal With Deadline Stress At Work
Italiano: Come rispettare le scadenze al lavoro ed evitare lo stress delle deadline