Comment terminer ce que l'on commence : 9 conseils indispensables

Terminer ce que l’on commence est un défi commun que de nombreuses personnes rencontrent dans leur vie personnelle et professionnelle.

Ne pas terminer les tâches en cours peut entraîner une perte de temps, une diminution de la productivité et une très grande frustration.

Dans cet article, je partage avec vous 9 stratégies basées sur les principes de gestion du temps pour vous aider à mener vos projets à terme avec succès.

Découvrez maintenant mes conseils pour terminer enfin toutes vos tâches.

Tableau récapitutalif des conseils

Conseils	Description
Définir un projet	Travaillez sur un projet spécifique, comme le développement d'une application mobile.
Fixer des jalons	Décomposez le projet en jalons : "Conception de l'interface utilisateur", "Développement du backend", "Tests bêta", etc.
Utiliser un outil de gestion de projet	Utilisez Trello pour créer des cartes pour chaque tâche et jalon. Définissez des échéances et assignez des priorités.
Planifier des points de contrôle	Fixez des points de contrôle hebdomadaires pour revoir les progrès. Chaque vendredi après-midi, passez en revue les tâches accomplies, les tâches en cours et celles à venir.
Analyser et ajuster	Ajustez vos échéances et réaffectez les ressources si nécessaire lorsque certaines tâches prennent plus de temps que prévu.
Célébrer les réussites	Célébrez les jalons atteints avec votre équipe, par exemple la fin de la phase de conception.
Prendre des pauses régulières	Intégrez des pauses régulières pour maintenir la productivité et prévenir la fatigue. Utilisez des pauses actives, visuelles, sociales, et changez de cadre pour rafraîchir votre esprit.
Créer un environnement de travail propice	Organisez votre espace de travail, minimisez les distractions, améliorez l'ergonomie, optimisez l'éclairage, personnalisez votre espace, et utilisez des outils de gestion du temps.

9 conseils pour terminer plus facilement et plus souvent ce que l’on commence

1 – Définissez des objectifs SMART

Définir des objectifs SMART (Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis) est une stratégie puissante pour s’assurer que vous finissez ce que vous commencez.

Voici comment chaque aspect des objectifs SMART contribue à ce processus.

Spécifiques

Les objectifs doivent être spécifiques pour éviter toute confusion.

Un objectif simple est facilement compréhensible par vous-même et par les autres.

Lorsque vous savez exactement ce que vous devez accomplir, il est plus facile de rester concentré et motivé.

Par exemple, au lieu de dire « Je veux être en meilleure forme », spécifiez « Je veux courir trois fois par semaine pendant 30 minutes ».

Clarité : Un objectif bien défini élimine les ambiguïtés et aide à focaliser l’énergie et les ressources sur ce qui doit être fait.
Précision : Des objectifs précis permettent de mieux planifier et d’organiser les étapes nécessaires à leur réalisation.

Mesurables

Un objectif mesurable vous permet de suivre vos progrès et de savoir quand vous l’avez atteint.

Utilisez des critères quantitatifs pour mesurer vos progrès.

Par exemple, au lieu de dire « Je veux être plus productif », dites « Je veux terminer trois rapports par semaine ».

Cela vous donne une base concrète pour évaluer si vous avancez dans la bonne direction et vous permet d’ajuster votre approche si nécessaire.

Suivi des progrès : Les mesures quantitatives facilitent l’évaluation de vos avancées et la mise en place de points de contrôle.
Réajustement : En mesurant vos progrès, vous pouvez identifier les écarts et ajuster vos efforts en conséquence.

Atteignables

Les objectifs doivent être réalisables et suffisamment ambitieux pour vous motiver.

Ils doivent représenter un défi, mais ne pas être tellement hors de portée qu’ils deviennent décourageants.

Un objectif acceptable est pertinent et vaut l’effort nécessaire pour l’atteindre.

Par exemple, si vous souhaitez écrire un livre, un objectif acceptable pourrait être « Écrire 500 mots par jour » plutôt que « Écrire un livre entier en une semaine ».

Motivation : Un objectif bien équilibré entre réalisme et défi maintient votre engagement et votre intérêt.
Réalisation : Des objectifs atteignables renforcent la confiance en soi et encouragent à poursuivre de nouveaux objectifs.

Réalistes

Soyez honnête sur ce que vous pouvez accomplir avec les ressources et le temps disponibles.

Un objectif réaliste prend en compte vos contraintes actuelles, qu’elles soient personnelles, professionnelles ou matérielles.

Par exemple, viser à apprendre une nouvelle langue en deux semaines n’est pas réaliste, mais viser à prendre une leçon par jour peut l’être.

Assurez-vous que vos objectifs sont compatibles avec votre emploi du temps et vos autres engagements.

Ressources et temps : Évaluer les ressources disponibles (temps, argent, soutien) est crucial pour définir des objectifs réalisables.
Contrainte : Tenir compte des contraintes personnelles et professionnelles pour éviter le surmenage et les échecs.

Définis dans le temps

Fixez des délais précis pour chaque objectif afin de maintenir un sens de l’urgence et de la priorité.

Les délais vous aident à structurer votre temps et à planifier vos actions de manière efficace.

Par exemple, « Terminer le rapport de projet d’ici la fin du mois » donne une échéance claire.

Les délais créent une pression positive qui vous pousse à avancer et à éviter la procrastination.

Échéances : Des délais précis stimulent l’action et réduisent la procrastination.
Planification : Les échéances permettent de structurer votre emploi du temps et de prioriser les tâches.

Exemple d’un objectif SMART :

Objectif : Améliorer les compétences en communication au travail.

Simple : Participer à un atelier de communication ou bénéficier des compétence d’un coach en communication
Mesurable : Compléter deux modules de formation et recevoir des retours positifs sur une présentation d’ici trois mois.
Acceptable : Rechercher et s’inscrire à un atelier qui se tient localement ou en ligne.
Réaliste : Assister à des sessions hebdomadaires d’une heure, intégrées dans l’emploi du temps actuel.
Temporellement défini : Atteindre cet objectif d’ici la fin du trimestre.

En définissant des objectifs SMART, vous créez une feuille de route claire qui vous guide vers la réalisation de vos projets.

Ces objectifs servent de balises pour maintenir votre motivation et vous permettent de mesurer votre progression de manière tangible.

2 – Prioriser les tâches avec la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps qui aide à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.

Elle est nommée d’après Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis, qui a dit : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Cette méthode vous permet de déterminer quelles tâches méritent votre attention immédiate et lesquelles peuvent être reportées ou déléguées.

Fonctionnement de la matrice Eisenhower :

La matrice est divisée en quatre quadrants :

Quadrant I : Important et Urgent (Crises et Problèmes Imprévus)

Ces tâches doivent être traitées immédiatement.

Elles incluent des crises, des échéances imminentes, et des problèmes nécessitant une attention rapide.

Exemple : Une panne de système critique qui nécessite une réparation immédiate.

Quadrant II : Important mais Non Urgent (Prévention, Planification et Amélioration)

Ces tâches sont essentielles pour votre succès à long terme mais n’ont pas de délai immédiat.

Elles incluent la planification, la prévention, l’amélioration des compétences, et les relations.

Exemple : Planifier une stratégie de développement pour les six prochains mois.

Quadrant III : Non Important mais Urgent (Interruptions et Tâches Superflues)

Ces tâches nécessitent une attention rapide mais ne sont pas cruciales pour vos objectifs à long terme.

Elles peuvent souvent être déléguées.

Exemple : Répondre à des appels téléphoniques ou des courriels non essentiels.

Quadrant IV : Non Important et Non Urgent (Distractions et Temps Perdu)

Ces tâches n’ont ni importance ni urgence et consomment inutilement votre temps.

Elles devraient être minimisées ou éliminées.

Exemple : Naviguer sans but sur les réseaux sociaux.

Comment utiliser la matrice Eisenhower :

Lister les Tâches : Commencez par lister toutes les tâches que vous devez accomplir.
Classer les Tâches : Utilisez les critères d’importance et d’urgence pour classer chaque tâche dans l’un des quatre quadrants.
Agir Selon les Quadrants :

Quadrant I : Traitez ces tâches immédiatement.
Quadrant II : Planifiez du temps pour travailler sur ces tâches. C’est ici que vous devez investir la majorité de vos efforts pour une productivité à long terme.
Quadrant III : Déléguez ces tâches lorsque cela est possible.
Quadrant IV : Minimisez ou éliminez ces tâches.

Avantages de la matrice Eisenhower :

Clarté et Priorisation : La matrice vous aide à voir clairement quelles tâches sont les plus critiques.
Réduction du Stress : En vous concentrant sur ce qui est vraiment important, vous pouvez réduire la pression et l’anxiété.
Efficacité Améliorée : En éliminant les tâches non essentielles, vous pouvez consacrer plus de temps aux activités qui contribuent réellement à vos objectifs.

Exemple d’utilisation de la matrice Eisenhower :

Supposons que vous ayez les tâches suivantes à gérer aujourd’hui :

Terminer un rapport pour une réunion demain (Important et Urgent)
Planifier une session de formation pour la prochaine semaine (Important mais Non Urgent)
Répondre à des courriels non critiques (Non Important mais Urgent)
Regarder des vidéos divertissantes en ligne (Non Important et Non Urgent)

En utilisant la matrice Eisenhower :

Terminer le rapport irait dans le Quadrant I.
Planifier la session de formation irait dans le Quadrant II.
Répondre aux courriels non critiques irait dans le Quadrant III.
Regarder des vidéos divertissantes irait dans le Quadrant IV.

En classant et en agissant sur ces tâches en conséquence, vous pouvez assurer que vous consacrez votre énergie et votre temps aux activités les plus bénéfiques.

3 – Créez une to-do list efficace

Une to-do list bien organisée peut être un outil puissant pour s’assurer que vous restez sur la bonne voie et terminez ce que vous commencez.

Elle vous aide à structurer votre journée, à prioriser vos tâches et à suivre vos progrès.

Voici comment créer et utiliser une to-do list efficace.

Comment créer une to-do list efficace :

Listez toutes les tâches

Commencez par noter toutes les tâches que vous devez accomplir, grandes ou petites.

Cela vous donne une vue d’ensemble de ce qui doit être fait et aide à éviter que des tâches ne soient oubliées.

Classez les tâches par priorité

Une fois que vous avez votre liste de tâches, classez-les par ordre de priorité.

Utilisez des codes de couleur, des numéros ou des lettres pour indiquer l’importance et l’urgence de chaque tâche.

Par exemple, utilisez « A » pour les tâches urgentes et importantes, « B » pour les importantes mais non urgentes, et « C » pour les moins importantes.

Décomposer les tâches complexes

Si vous avez des tâches complexes ou de grands projets, décomposez-les en sous-tâches plus petites et plus gérables.

Cela rend le travail moins intimidant et vous permet de faire des progrès constants.

Fixez des échéances

Attribuez des délais spécifiques à chaque tâche ou sous-tâche.

Avoir des échéances claires vous aide à rester concentré et à éviter la procrastination.

Assurez-vous que les échéances sont réalistes et atteignables.

Soyez spécifique

Formulez vos tâches de manière précise. Au lieu de noter « Travailler sur le projet », écrivez « Rédiger le chapitre 2 du projet ».

Des descriptions spécifiques facilitent l’engagement dans l’action.

Revoyez et ajustez quotidiennement

Prenez quelques minutes chaque matin ou la veille au soir pour revoir et ajuster votre to-do list.

Ajoutez de nouvelles tâches, modifiez les priorités si nécessaire, et barrez les tâches complétées.

Cela vous permet de rester organisé et de vous adapter aux changements.

Comment utiliser efficacement une to-do list :

Commencez par les tâches prioritaires

Chaque jour, commencez par les tâches les plus importantes et urgentes.

En les abordant en premier, vous vous assurez que les éléments critiques sont traités, même si des interruptions surviennent plus tard dans la journée.

Évitez le multitâche

Concentrez-vous sur une tâche à la fois.

Le multitâche peut réduire l’efficacité et la qualité du travail.

Terminez une tâche avant de passer à la suivante pour maximiser votre productivité.

Faites des pauses régulières

Planifiez des pauses régulières pour éviter la fatigue mentale et maintenir un haut niveau de concentration.

Utilisez des techniques comme le time blocking pour structurer votre journée avec des périodes de travail intenses suivies de pauses.

Célébrez votre succès

Prenez le temps de célébrer les tâches accomplies.

Cocher une tâche sur votre liste peut être très satisfaisant et motiver à poursuivre vos efforts.

Évitez la surcharge

Soyez réaliste quant au nombre de tâches que vous pouvez accomplir en une journée.

Une to-do list trop longue peut être décourageante.

Limitez votre liste quotidienne à un nombre gérable de tâches prioritaires.

Exemple d’une to-do list efficace :

Priorité A :
Terminer le rapport pour la réunion de 10h (échéance : aujourd’hui 9h30)
Appeler le client X pour discuter du contrat (échéance : aujourd’hui 11h)
Priorité B :
Planifier la réunion de projet pour la semaine prochaine (échéance : demain)
Rédiger l’introduction du nouvel article de blog (échéance : fin de semaine)
Priorité C :
Organiser les fichiers sur le bureau de l’ordinateur (échéance : fin de semaine)
Rechercher des idées de sujets pour le prochain trimestre (échéance : fin du mois)

En suivant ces étapes et conseils, vous pouvez transformer une to-do list en un outil puissant pour organiser votre travail, suivre vos progrès et garantir que vous terminez ce que vous commencez.

4 – Pratiquez le time blocking

Le time blocking est une technique de gestion du temps qui consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques.

Cette méthode aide à structurer votre emploi du temps, à réduire les distractions et à maximiser votre productivité.

Voici comment utiliser efficacement le time blocking.

Étapes pour mettre en œuvre le time blocking :

Planifiez vos blocs de temps

Commencez par planifier votre journée ou votre semaine.

Identifiez les tâches que vous devez accomplir et allouez des blocs de temps spécifiques pour chaque activité.

Assurez-vous que chaque tâche a un créneau dédié et réaliste.

Utilisez un calendrier ou un agenda pour bloquer ces périodes. Les outils numériques comme Google Calendar, Microsoft Outlook, ou des applications de gestion du temps comme Trello et Notion peuvent être très utiles.

Définissez des priorités

Classez vos tâches par ordre de priorité avant de les assigner à des blocs de temps.

Placez les tâches les plus importantes et les plus exigeantes en premier, généralement lorsque vous êtes le plus alerte et productif.

Pour beaucoup de personnes, cela peut être le matin.

Les tâches moins prioritaires ou moins exigeantes peuvent être programmées pour des moments où votre énergie est moins élevée.

Incluez des pauses

Intégrez des pauses régulières dans votre emploi du temps pour éviter la fatigue mentale et physique.

Des pauses courtes toutes les 45 à 60 minutes peuvent améliorer votre concentration et votre productivité.

Utilisez des techniques comme la méthode Pomodoro (sans les pomodori eux-mêmes) pour structurer vos pauses : travaillez pendant 25 à 30 minutes, puis prenez une courte pause de 5 minutes.

Bloquez du temps pour les imprévus

Réservez des blocs de temps pour les tâches imprévues ou les urgences qui peuvent surgir.

Cela vous donne une marge de manœuvre pour gérer les interruptions sans perturber votre emploi du temps global.

Allouez également du temps pour les tâches administratives ou de routine qui ne sont pas prioritaires mais doivent être faites.

Réservez du temps pour la planification et la révision

Allouez du temps chaque semaine pour planifier la semaine suivante et réviser les progrès accomplis.

Utilisez ce temps pour ajuster votre emploi du temps en fonction des tâches terminées ou des priorités changeantes.

Avantages du time blocking :

Structure et organisation : Le time blocking fournit une structure claire pour votre journée, vous permettant de savoir exactement ce que vous devez faire à chaque moment.
Réduction des distractions : En vous concentrant sur une seule tâche à la fois, vous réduisez les distractions et les interruptions, ce qui améliore votre concentration et votre efficacité.
Productivité accrue : Le time blocking vous aide à rester concentré et à accomplir plus en moins de temps. Il favorise également un meilleur équilibre entre le travail et les pauses, évitant ainsi le surmenage.
Gestion du stress : En planifiant à l’avance et en sachant que chaque tâche a un temps dédié, vous pouvez réduire le stress lié aux échéances et aux tâches accumulées.

Exemple de journée avec le time blocking :

Supposons que vous ayez les tâches suivantes à gérer aujourd’hui :

Préparation d’une présentation
Réunion d’équipe
Réponses aux courriels
Travail sur un projet à long terme
Préparation d’un rapport
Pause déjeuner

Voici comment vous pourriez structurer votre journée avec le time blocking :

8h00 – 9h00 : Préparation d’une présentation
9h00 – 9h30 : Réponses aux courriels
9h30 – 10h30 : Travail sur le projet à long terme
10h30 – 10h45 : Pause
10h45 – 12h00 : Réunion d’équipe
12h00 – 13h00 : Pause déjeuner
13h00 – 14h00 : Préparation du rapport
14h00 – 14h30 : Réponses aux courriels
14h30 – 15h30 : Travail sur le projet à long terme
15h30 – 15h45 : Pause
15h45 – 17h00 : Préparation d’une présentation
17h00 – 17h30 : Temps pour les imprévus

En suivant ce modèle, vous pouvez voir comment chaque tâche a un créneau spécifique, permettant une gestion efficace du temps et une réduction des distractions.

5 – Apprenez à dire non

Savoir dire non est une compétence essentielle pour gérer efficacement son temps et ses priorités.

Dire non vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes et de ne pas vous laisser submerger par des demandes qui ne correspondent pas à vos objectifs ou capacités actuelles.

Voici comment développer cette compétence tout en maintenant des relations positives et professionnelles.

Pourquoi est-il important de savoir dire non ?

Préserver ses priorités : En acceptant trop de tâches ou de demandes, vous risquez de négliger les activités qui sont réellement importantes pour vous.
Éviter le burnout : Dire oui à tout peut conduire à une surcharge de travail, au stress et à l’épuisement.
Maintenir la qualité du travail : En limitant le nombre de tâches acceptées, vous pouvez vous concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité.
Augmenter la productivité : En vous concentrant sur moins de tâches, mais plus importantes, vous pouvez accomplir davantage de travail de qualité.

Comment dire non efficacement :

Évaluez la demande

Avant de répondre, prenez un moment pour évaluer la demande.

Demandez-vous si elle est alignée avec vos objectifs actuels, vos priorités et votre emploi du temps.

Si ce n’est pas le cas, il est probablement préférable de dire non.

Soyez direct et honnête

Il est important d’être clair et direct lorsque vous dites non.

Évitez les excuses vagues qui pourraient être interprétées comme des invitations à insister.

Par exemple, dites « Je ne peux pas prendre en charge ce projet en ce moment car je suis déjà engagé sur d’autres priorités » plutôt que « Je ne suis pas sûr, peut-être plus tard ».

Proposez une alternative

Si possible, proposez une alternative.

Par exemple, si vous ne pouvez pas participer à un projet, vous pouvez suggérer une autre personne qui pourrait être intéressée ou disponible.

Cela montre que vous êtes toujours prêt à aider, même si vous ne pouvez pas répondre à la demande directement.

Utiliser le « non » positif

Formulez votre refus de manière positive.

Par exemple, « Je suis honoré que vous ayez pensé à moi pour ce projet, mais je dois décliner pour me concentrer sur mes engagements actuels ».

Cela montre que vous appréciez la demande tout en restant ferme sur vos limites.

Soyez ferme et cohérent

Une fois que vous avez dit non, restez ferme.

Si vous laissez la porte ouverte, les autres pourraient essayer de vous convaincre de changer d’avis.

Soyez cohérent avec votre décision pour éviter des malentendus ou des pressions supplémentaires.

Prenez le temps de réfléchir

Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir dire non immédiatement, il est tout à fait acceptable de demander du temps pour réfléchir.

Dites « Je vais y réfléchir et je vous reviendrai rapidement ».

Cela vous donne le temps de considérer la demande sans pression immédiate.

Avantages de savoir dire non :

Meilleure gestion du temps : Vous pouvez concentrer votre temps et votre énergie sur les tâches et les projets qui comptent vraiment.
Réduction du stress : En évitant les surcharges de travail, vous pouvez réduire votre niveau de stress et maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Amélioration de la qualité du travail : En ayant moins de tâches à gérer, vous pouvez vous concentrer davantage et produire un travail de meilleure qualité.
Respect des limites personnelles : Dire non vous aide à établir et à respecter vos limites personnelles, ce qui est crucial pour votre bien-être et votre productivité à long terme.

Exemple de situations où dire non :

Demande de participation à un projet non prioritaire :
« Merci de penser à moi, mais je dois décliner cette fois-ci car je suis actuellement concentré sur un projet prioritaire. »
Invitation à une réunion non essentielle :
« Je pense que ma présence n’est pas nécessaire à cette réunion. Pouvez-vous m’envoyer un compte-rendu après la réunion ? »
Sollicitation pour une tâche supplémentaire :
« Je ne peux pas accepter cette tâche supplémentaire en ce moment car j’ai déjà des engagements qui nécessitent toute mon attention. »

En pratiquant l’art de dire non avec tact et respect, vous pouvez protéger votre temps et votre énergie, ce qui vous permet de terminer ce que vous commencez et de vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vous.

6 – Combattez la procrastination

La procrastination est l’un des principaux obstacles à l’accomplissement des tâches.

Elle peut être causée par divers facteurs tels que la peur de l’échec, la tâche perçue comme trop complexe, ou simplement un manque de motivation.

Voici des stratégies pour surmonter la procrastination et avancer dans vos projets.

Comprendre les causes de la procrastination :

La Peur de l’échec ou de l’inconnu

Souvent, la peur de ne pas réussir ou de rencontrer des difficultés inconnues peut conduire à remettre à plus tard.

Reconnaître cette peur et la confronter peut être un premier pas vers la gestion de la procrastination.

Les tâches perçues comme trop complexes

Les tâches longues ou compliquées peuvent sembler insurmontables, ce qui incite à les éviter.

Découper ces tâches en sous-tâches plus petites et plus gérables peut aider à les rendre moins intimidantes.

Le Manque de motivation

Lorsque la motivation est faible, il est facile de reporter les tâches.

Trouver des sources de motivation, qu’il s’agisse de récompenses personnelles ou de rappels des objectifs finaux, peut stimuler l’engagement.

Stratégies pour combattre la procrastination :

Divisez les tâches en étapes plus petites

Fractionnez les grandes tâches en petites étapes réalisables.

Cela rend le travail plus abordable et vous permet de faire des progrès constants.

Chaque petite victoire peut augmenter votre motivation pour continuer.

Utilisez la technique « Eat the Frog »

La méthode « Eat the Frog » consiste à s’attaquer en premier à la tâche la plus difficile ou la plus redoutée de la journée.

Une fois cette tâche accomplie, les autres tâches sembleront plus faciles et vous aurez un sentiment d’accomplissement dès le début de la journée.

Créez un calendrier ou une to-do list

Planifiez vos tâches et fixez des échéances spécifiques pour chaque étape.

Une to-do list bien organisée avec des priorités claires peut vous aider à rester concentré et à avancer régulièrement.

Fixez des délais réalistes

Assurez-vous que les délais que vous vous fixez sont réalistes et atteignables.

Des échéances trop serrées peuvent être décourageantes, tandis que des délais bien planifiés peuvent maintenir une pression positive et un sens de l’urgence.

Fixez des récompenses

Récompensez-vous pour chaque tâche accomplie.

Les récompenses peuvent être petites, comme une pause-café, ou plus importantes, comme une sortie ou un achat que vous désiriez.

Surveillez et ajustez vos progrès

Évaluez régulièrement vos progrès et ajustez votre plan en conséquence.

Si une approche ne fonctionne pas, soyez flexible et essayez de nouvelles stratégies.

Exemple de mise en pratique pour combattre la procrastination :

Identifiez une tâche complexe : Supposons que vous deviez écrire un rapport de 20 pages pour un projet.

Divisez en sous-tâches : Divisez le rapport en sections (introduction, méthodologie, résultats, discussion, conclusion) et fixez des objectifs pour chaque section. Par exemple, écrivez l’introduction et la méthodologie la première semaine, les résultats et la discussion la deuxième semaine, et la conclusion la troisième semaine.

En adoptant ces stratégies, vous pouvez lutter contre la procrastination, maintenir un rythme de travail régulier et vous assurer de terminer ce que vous commencez.

7 – Suivez et révisez vos progrès

Le suivi et la révision réguliers de vos progrès sont essentiels pour rester sur la bonne voie et garantir l’accomplissement de vos tâches.

Cette pratique permet non seulement de mesurer vos avancées, mais aussi d’ajuster vos plans en fonction des réalités et des imprévus.

Voici comment mettre en place un système efficace de suivi et de révision.

Étapes pour suivre et réviser ses progrès :

Fixez des jalons et des objectifs intermédiaires

Décomposez vos projets en jalons et objectifs intermédiaires. Chaque jalon représente une étape significative vers la réalisation de votre projet. Par exemple, si vous écrivez un livre, un jalon pourrait être de terminer le premier brouillon d’un chapitre.

Utilisez des outils de suivi

Utilisez des outils comme des listes de contrôle, des applications de gestion de projets (Trello, Asana, Notion), ou des tableaux Excel pour suivre vos tâches.

Ces outils vous permettent de voir en un coup d’œil où vous en êtes et ce qu’il reste à faire.

Programmez des points de contrôle réguliers

Planifiez des moments réguliers pour évaluer vos progrès.

Cela peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel, selon la nature de vos projets.

Par exemple, consacrez 15 minutes à la fin de chaque journée pour revoir ce que vous avez accompli et planifier le lendemain.

Analysez les écarts

Comparez vos résultats actuels avec vos objectifs initiaux. Identifiez les écarts et essayez de comprendre pourquoi ils se sont produits.

Cela peut inclure des retards, des tâches incomplètes, ou des changements de priorité.

Ajustez vos plans

En fonction de l’analyse des écarts, ajustez vos plans et objectifs.

Si certaines tâches prennent plus de temps que prévu, réévaluez vos délais et replanifiez en conséquence.

Soyez flexible et prêt à adapter vos stratégies pour rester réaliste.

Célébrez les réussites

Reconnaissez et célébrez vos réussites, même les petites.

Cela peut renforcer votre motivation et vous encourager à poursuivre vos efforts.

Un simple geste comme cocher une tâche terminée sur votre liste peut être gratifiant.

Avantages du suivi et de la révision réguliers :

Clarté et contrôle : Vous avez une vue claire de vos progrès et pouvez ajuster votre direction si nécessaire.
Motivation accrue : Voir vos progrès régulièrement peut renforcer votre motivation et votre engagement envers vos objectifs.
Identification précoce des problèmes : Les points de contrôle réguliers vous permettent de repérer rapidement les obstacles potentiels et de prendre des mesures correctives avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
Amélioration continue : En analysant régulièrement vos progrès, vous pouvez identifier les domaines à améliorer et adopter des pratiques plus efficaces.

Exemple de mise en pratique du suivi et de la révision :

Définir un projet : Supposons que vous travaillez sur un projet de développement d’une application mobile.
Fixer des jalons : Décomposez le projet en jalons tels que « Conception de l’interface utilisateur », « Développement du backend », « Tests bêta », etc.
Utiliser un outil de gestion de projet : Utilisez Trello pour créer des cartes pour chaque tâche et jalon. Définissez des échéances et assignez des priorités.
Planifier des points de contrôle : Fixez des points de contrôle hebdomadaires pour revoir les progrès. Chaque vendredi après-midi, passez en revue les tâches accomplies, les tâches en cours et celles à venir.
Analyser et ajuster : Si vous constatez que le développement du backend prend plus de temps que prévu, ajustez vos échéances et réaffectez les ressources si nécessaire.
Célébrer les réussites : Lorsque vous atteignez un jalon, comme la fin de la phase de conception, prenez le temps de célébrer ce succès avec votre équipe. Cela peut être une reconnaissance informelle ou une petite célébration.

En suivant ces étapes, vous pouvez maintenir une visibilité constante sur vos progrès, ajuster vos plans de manière proactive et assurer que vous restez sur la bonne voie pour terminer ce que vous avez commencé.

8 – Prenez des pauses régulières

Les pauses régulières sont essentielles pour maintenir un niveau élevé de productivité et prévenir la fatigue mentale et physique.

Travailler sans interruption peut conduire à une diminution de la concentration, à des erreurs et à un épuisement. Voici comment intégrer efficacement des pauses dans votre routine de travail.

Pourquoi les pauses sont importantes :

Amélioration de la concentration

Des pauses régulières permettent à votre cerveau de se reposer et de se régénérer, améliorant ainsi votre capacité à vous concentrer sur les tâches lorsque vous reprenez le travail.

Prévention de la fatigue

Travailler pendant de longues périodes sans pause peut entraîner une fatigue physique et mentale.

Des pauses régulières aident à prévenir l’épuisement et à maintenir un niveau d’énergie constant tout au long de la journée.

Réduction du stress

Les pauses offrent une opportunité de se détendre et de réduire le stress accumulé.

Elles permettent également de prendre du recul par rapport aux tâches en cours et de revenir avec une perspective fraîche.

Amélioration de la créativité

Prendre du temps pour se détendre peut stimuler la créativité.

Les meilleures idées viennent souvent lorsque l’on ne se concentre pas intensément sur un problème.

Comment prendre des pauses efficacement :

Prenez des pauses actives

Pendant vos pauses, faites quelque chose d’actif pour aider à relâcher la tension et à stimuler votre énergie.

Cela peut inclure des étirements, une courte marche, ou des exercices légers.

Faites des pauses visuelles

Si vous travaillez longtemps devant un écran, prenez des pauses pour reposer vos yeux.

Utilisez la règle 20-20-20 : toutes les 20 minutes, regardez quelque chose à quelques mètre de distance pendant au moins 20 secondes.

Changez de cadre

Sortez de votre espace de travail pendant les pauses.

Un changement de cadre peut rafraîchir votre esprit et réduire la monotonie.

Aller dehors pour prendre l’air ou simplement changer de pièce peut être bénéfique.

Hydratez-vous et nourrissez-vous

Utilisez les pauses pour vous hydrater et manger des encas sains.

Une bonne hydratation et une alimentation équilibrée contribuent à maintenir un haut niveau d’énergie et de concentration.

Prenez des pauses sociales

Interagir avec des collègues ou des amis pendant les pauses peut être revitalisant.

Une brève conversation peut offrir un soutien émotionnel et une distraction agréable du travail.

Comment planifier des pauses régulières :

Créez un calendrier de pauses

Planifiez vos pauses en même temps que vous planifiez vos tâches.

Intégrez des pauses courtes toutes les heures et une pause plus longue pour le déjeuner.

Par exemple, après chaque heure de travail, prenez une pause de 5 à 10 minutes, et une pause de 30 à 60 minutes pour le déjeuner.

Utilisez des rappels

Utilisez des alarmes ou des applications de gestion du temps pour vous rappeler de prendre des pauses.

Cela vous aidera à respecter votre calendrier de pauses même lorsque vous êtes concentré sur une tâche.

Soyez flexible

Soyez prêt à ajuster la durée et la fréquence des pauses en fonction de votre niveau de fatigue et de la nature de votre travail.

Si vous vous sentez particulièrement épuisé, prenez une pause plus longue pour bien récupérer.

Exemple d’une journée avec des pauses régulières :

Supposons que vous ayez une journée de travail de 8 heures avec les tâches suivantes :

Rédiger un rapport
Participer à des réunions
Répondre aux courriels
Travailler sur un projet de développement

Voici comment structurer votre journée avec des pauses :

8h00 – 9h00 : Rédiger le rapport
9h00 – 9h10 : Pause active (étirements, marche)
9h10 – 10h10 : Participer à une réunion
10h10 – 10h20 : Pause visuelle (regarder au loin, relaxation des yeux)
10h20 – 11h20 : Répondre aux courriels
11h20 – 11h30 : Pause sociale (discussion avec un collègue)
11h30 – 12h30 : Travailler sur le projet de développement
12h30 – 13h30 : Pause déjeuner (repas, détente)
13h30 – 14h30 : Rédiger le rapport
14h30 – 14h40 : Pause active (exercices légers)
14h40 – 15h40 : Participer à une réunion
15h40 – 15h50 : Pause visuelle (regarder au loin, relaxation des yeux)
15h50 – 16h50 : Répondre aux courriels
16h50 – 17h00 : Pause sociale (discussion avec un collègue)
17h00 – 18h00 : Travailler sur le projet de développement

En suivant cette structure, vous vous assurez de maintenir un rythme de travail soutenable et productif, tout en évitant la fatigue et le stress.

9 – Créez un environnement de travail propice

Un environnement de travail organisé et sans distractions peut grandement améliorer votre capacité à terminer ce que vous commencez.

L’espace dans lequel vous travaillez influence directement votre niveau de concentration, votre motivation et votre productivité.

Voici comment optimiser votre environnement de travail pour maximiser votre efficacité.

Importance d’un environnement de travail propice :

Amélioration de la concentration

Un espace de travail bien organisé réduit les distractions et aide à maintenir la concentration sur les tâches à accomplir.

Moins de distractions signifie plus de temps passé à travailler de manière productive.

Réduction du stress

Un environnement propre et organisé peut réduire le stress.

Le désordre peut être une source de distraction et de frustration, tandis qu’un espace bien rangé favorise un état d’esprit calme et concentré.

Augmentation de la motivation

Travailler dans un environnement agréable et ergonomique peut augmenter votre motivation.

Lorsque votre espace de travail est confortable et stimulant, il est plus facile de rester motivé et engagé dans vos tâches.

Étapes pour créer un environnement de travail propice :

Organisez votre espace

Assurez-vous que votre bureau et votre espace de travail sont bien rangés.

Éliminez le désordre en rangeant ou en jetant les objets inutiles.

Utilisez des organisateurs de bureau, des classeurs et des étagères pour maintenir l’ordre.

Gardez à portée de main uniquement les éléments essentiels à votre travail.

Tout le reste devrait être rangé ou éliminé.

Minimisez les distractions

Identifiez les distractions courantes dans votre environnement de travail et trouvez des moyens de les minimiser.

Cela peut inclure la désactivation des notifications sur votre téléphone et votre ordinateur, l’utilisation de casques anti-bruit, ou la création de barrières visuelles pour réduire les interruptions.

Si vous travaillez à domicile, établissez des règles claires avec les membres de votre famille ou colocataires pour minimiser les interruptions pendant vos heures de travail.

Améliorez l’ergonomie

Assurez-vous que votre espace de travail est ergonomique.

Utilisez une chaise de bureau confortable qui soutient bien votre dos, ajustez la hauteur de votre écran pour qu’il soit au niveau des yeux, et utilisez un clavier et une souris ergonomiques.

Positionnez votre écran de manière à réduire la fatigue oculaire.

Utilisez un support pour ordinateur portable ou un moniteur réglable en hauteur si nécessaire.

Optimisez l’éclairage

Utilisez un éclairage adéquat pour éviter la fatigue oculaire et améliorer votre concentration.

La lumière naturelle est idéale, mais si ce n’est pas possible, utilisez des lampes de bureau avec une lumière blanche douce.

Évitez les reflets sur votre écran en ajustant la position de votre bureau et de votre éclairage.

Personnalisez votre espace

Ajoutez des éléments personnels à votre espace de travail pour le rendre plus agréable.

Cela peut inclure des photos, des plantes, ou des objets décoratifs qui vous inspirent et vous mettent de bonne humeur.

Assurez-vous que ces éléments ne créent pas de distractions supplémentaires.

Ils doivent enrichir votre environnement de travail sans l’encombrer.

Utiliser des outils de gestion du temps et de productivité

Utilisez des outils de gestion du temps comme des applications de to-do lists, des calendriers numériques, et des outils de suivi de projet pour vous aider à rester organisé et concentré.

Planifiez vos tâches et utilisez des techniques comme le time blocking pour structurer votre journée de travail.

Exemple d’un environnement de travail propice :

Organisation du bureau

Disposez votre bureau de manière à ce que tout ce dont vous avez besoin soit facilement accessible.

Utilisez des organisateurs de tiroirs pour les petits objets, des porte-documents pour les papiers importants, et des étagères pour les livres et les classeurs.

Réduction des distractions

Placez votre bureau dans un endroit calme, loin des zones de passage fréquent.

Utilisez des rideaux ou des stores pour contrôler la lumière naturelle et réduire les distractions visuelles.

Ergonomie

Investissez dans une chaise de bureau ergonomique avec un bon soutien lombaire.

Assurez-vous que votre écran est à la bonne hauteur pour éviter les tensions du cou et des yeux.

Éclairage

Utilisez une lampe de bureau avec un éclairage ajustable pour éviter les reflets sur votre écran.

Placez votre bureau près d’une fenêtre pour bénéficier de la lumière naturelle.

Personnalisation

Ajoutez des plantes pour améliorer la qualité de l’air et apporter une touche de nature.

Affichez quelques photos ou œuvres d’art qui vous inspirent et vous motivent.

Outils de gestion du temps

Utilisez une application de gestion des tâches comme Trello ou Asana pour planifier et suivre vos projets.

Programmez des rappels pour les échéances importantes et utilisez des techniques comme le time blocking pour structurer votre journée.

En mettant en place un environnement de travail propice, vous pouvez améliorer votre concentration, réduire le stress et augmenter votre motivation.

Ces changements peuvent grandement contribuer à votre capacité à terminer ce que vous commencez et à atteindre vos objectifs.

Conclusion

Dans cet article, je vous ai proposé 9 conseils qui vous aideront à terminer plus facilement tous ce que vous commencez.

Si vous êtes intéressé par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.

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